Warum die Entspannung beim Fachkräftemangel eine Falle ist

Der Fachkräftemangel entspannt sich, sagen die Zahlen. 22,7 Prozent der Betriebe melden aktuell fehlende Fachkräfte, der niedrigste Wert seit fünf Jahren laut ifo-Institut. Klingt nach guten Nachrichten. Ist es nicht.

Die Entspannung ist konjunkturell. Die Ursache ist strukturell. Das sind zwei verschiedene Dinge, und wer sie verwechselt, trifft in den nächsten zwei Jahren die falsche Personalentscheidung.

Was hier wirklich passiert

Weniger Betriebe suchen aktuell Personal, weil die Wirtschaft schwächelt. Der Anteil der Unternehmen ohne aktuellen Personalbedarf stieg laut DIHK-Fachkräftereport von 44 auf 48 Prozent. Das heißt nicht, dass es plötzlich mehr Fachkräfte gibt. Es heißt, dass weniger Betriebe gerade Geld für Neueinstellungen haben.

Die demografische Entwicklung hinter dem Fachkräftemangel läuft trotzdem weiter. Bis 2036 gehen 16,5 Millionen Babyboomer in Rente. Nach kommen 12,5 Millionen. Diese Rechnung ändert sich nicht, egal wie die Konjunktur gerade steht.

Ein Vergleich macht den Unterschied deutlich. Ein Betrieb mit Liquiditätsproblemen wirkt von außen auch entspannt, solange niemand in die Bilanz schaut. Die Rechnungen laufen trotzdem weiter. Genauso verhält es sich mit dem Arbeitsmarkt: Die Oberfläche beruhigt sich, das Fundament bleibt unverändert.

Warum das für Ihren Betrieb gefährlich ist

Ein Handwerksbetrieb, der jetzt sein Recruiting runterfährt, weil es gerade ruhiger ist, macht genau den Fehler, den die Zahlen provozieren. Sobald die Konjunktur wieder anzieht, treffen zwei Dinge gleichzeitig auf den Betrieb: der aufgestaute Personalbedarf durch Wachstum und die demografische Lücke, die die ganze Zeit weitergewachsen ist.

Besonders hart trifft es Branchen, die schon jetzt strukturell unter Druck stehen. Im Bau melden weiterhin 30,4 Prozent der Unternehmen offene Stellen, die sie nicht besetzen können. Bei Pflege, IT und Handwerk sieht es ähnlich aus. Diese Engpässe verschwinden nicht durch eine ruhigere Auftragslage. Sie werden nur kurzzeitig überdeckt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Sanitärbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden stellt fest, dass drei erfahrene Monteure in den nächsten vier Jahren in Rente gehen. Aktuell läuft das Tagesgeschäft ruhig, Aufträge kommen über Bestandskunden. Wird jetzt nicht mit der Suche begonnen, steht der Betrieb in vier Jahren gleichzeitig vor drei offenen Stellen und einem angezogenen Markt, in dem jeder Wettbewerber ebenfalls sucht.

Der Denkfehler, der Betriebe teuer zu stehen kommt

Wir suchen gerade eh niemanden ist ein Satz, der aus einer Momentaufnahme kommt. Employer Branding, eine funktionierende Karriereseite, ein Recruiting-Prozess, der nicht bei jeder Vakanz neu erfunden werden muss, das baut man nicht in drei Wochen auf, wenn der Bedarf plötzlich wieder da ist.

Betriebe, die genau jetzt in ihre Arbeitgebermarke investieren, während der Wettbewerb pausiert, verschaffen sich einen Vorsprung, der sich erst in ein bis zwei Jahren auszahlt. Wer wartet, bis der Fachkräftemangel wieder in den Nachrichten steht, startet zeitgleich mit allen anderen. Und dann wird es wieder teuer.

Dazu kommt ein Kosteneffekt, der oft unterschätzt wird. Recruiting in einer angespannten Marktphase kostet mehr Zeit, mehr Anzeigenbudget und häufiger auch höhere Gehaltszugeständnisse, weil Kandidaten dann mehrere Angebote gleichzeitig verhandeln können. Wer in der ruhigen Phase bereits Kontakte aufgebaut hat, verhandelt aus einer besseren Position.

Was das für die Personalplanung bedeutet

Konkret heißt das: Prüfen Sie, welche Positionen in Ihrem Betrieb in den nächsten zwei bis drei Jahren durch Renteneintritte frei werden. Diese Zahl ist unabhängig von der aktuellen Konjunkturlage. Bauen Sie darauf Ihre Recruiting-Strategie auf, nicht auf die Frage, wie viele offene Stellen Sie heute haben.

Praktisch bedeutet das drei Schritte: eine Altersstruktur-Analyse im eigenen Betrieb, eine ehrliche Einschätzung, welche Positionen schwer nachzubesetzen sind, und eine Recruiting-Aktivität, die auch ohne akute Vakanz weiterläuft. Kein aufwendiges Projekt, sondern eine Gewohnheit.

Die Betriebe, die 2027 oder 2028 überrascht werden, haben die Zahlen meist gekannt. Sie haben nur zu lange gewartet, bevor sie gehandelt haben.