Was kostet eine unbesetzte Stelle? So rechnest Du es für Deinen Betrieb aus

Montagmorgen, das Telefon klingelt. Eine Kundin möchte ihr Bad erneuern lassen, möglichst vor Weihnachten. Du schaust in den Kalender. Der früheste freie Termin liegt im Februar. Sie bedankt sich freundlich und ruft den nächsten Betrieb an.

Dieses Gespräch hat Dich keinen Cent gekostet. Trotzdem fehlt das Geld am Jahresende in der Kasse. Die Kosten einer unbesetzten Stelle tauchen in keiner Buchhaltung auf, weil sie aus Umsatz bestehen, der nie entstanden ist. Mit drei Zahlen aus Deinem Betrieb machst Du sie sichtbar.

Warum steht eine offene Stelle in keiner Buchhaltung?

Deine betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt jeden Monat, was ausgegeben wurde: Löhne, Material, Fahrzeuge, Miete. Sie zeigt nicht, was Du hättest verdienen können. Eine Fachkraft, die fehlt, verursacht deshalb auf dem Papier sogar weniger Kosten, denn ihr Lohn fällt weg.

Die Betriebswirtschaft hat für das, was dabei verloren geht, einen Namen: Opportunitätskosten. Gemeint ist der Ertrag, der Dir entgeht, weil Du eine Möglichkeit nicht nutzen kannst. Bei einer offenen Stelle ist das die Arbeitsleistung, die Du nicht verkaufen kannst, obwohl die Nachfrage da ist.

Solange diese Zahl unsichtbar bleibt, wirkt jede Ausgabe für die Personalsuche teuer. Eine Stellenanzeige für ein paar hundert Euro siehst Du sofort auf dem Konto. Die leere Stelle nebenan taucht dort nie auf. Erst wenn beide Zahlen nebeneinanderstehen, lässt sich vernünftig entscheiden.

Kosten einer unbesetzten Stelle berechnen: drei Schritte

Für eine belastbare Schätzung brauchst Du keine Software. Drei Werte genügen, und die meisten davon kennst Du aus Deiner Kalkulation.

Schritt 1: Die verrechenbaren Stunden. Eine Fachkraft ist nicht 2.000 Stunden im Jahr beim Kunden. Urlaub, Krankheit, Fahrzeiten, Rüstzeiten und Weiterbildung gehen ab. Als Richtwert nennt die Broschüre „Selbstständig im Handwerk“ rund 1.450 verrechenbare Stunden pro Jahr. Kennst Du Deinen eigenen Wert aus der Zeiterfassung, nimm ihn.

Schritt 2: Der Stundenverrechnungssatz. Gemeint ist der Nettosatz, den Du Deinen Kunden pro Stunde berechnest. Verrechenbare Stunden mal Stundensatz ergibt den Umsatz, den diese eine Stelle im Jahr erwirtschaften würde.

Schritt 3: Der Deckungsbeitrag. Vom Umsatz bleibt nicht alles übrig, denn auch Lohn und Material fließen hinein. Der Deckungsbeitrag ist der Anteil, der nach diesen direkten Kosten für Miete, Fahrzeuge, Verwaltung und Gewinn bleibt. Deine Nachkalkulation zeigt Dir den Prozentsatz. Fehlt er Dir, ist ein vorsichtiger Startwert von 25 Prozent eine brauchbare Annahme.

Ein Rechenbeispiel mit einer Fachkraft

Nimm einen Betrieb mit einem Stundenverrechnungssatz von 73,50 Euro netto. Die Werte sind ein Beispiel, Deine eigenen können höher oder niedriger liegen.

• 1.450 verrechenbare Stunden mal 73,50 Euro ergeben 106.575 Euro Umsatz im Jahr.
• Bei einem Deckungsbeitrag von 25 Prozent bleiben davon 26.644 Euro.

Diese 26.644 Euro sind das Geld, das ohne die Stelle im Jahr fehlt. Es hätte Fahrzeuge, Miete und Gewinn mitfinanziert. Bei zwei offenen Stellen verdoppelt sich der Betrag.

Die Zahl wirkt groß, und doch ist sie vorsichtig gerechnet. Sie setzt voraus, dass genug Aufträge da wären, um die zusätzliche Fachkraft auszulasten. Schiebst Du Anfragen schon heute ins nächste Quartal, ist diese Voraussetzung erfüllt.

Wie lange bleibt eine Stelle im Handwerk offen?

Die Jahresrechnung ist nur die halbe Antwort. Entscheidend ist auch, wie lange die Lücke dauert. Dafür gibt es eine belastbare Zahl: Laut Bundesagentur für Arbeit blieb eine gemeldete Stelle in Handwerksberufen 2025 im Schnitt 242 Tage unbesetzt. Über alle Berufe waren es 167 Tage. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Nr. 34 vom 14.09.2026)

Vor zehn Jahren lag der Wert im Handwerk noch bei 104 Tagen. (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo zum Tag des Handwerks 2025) Die Suche dauert heute also mehr als doppelt so lange wie 2015.

Auf das Beispiel übertragen heißt das grob gerechnet: 242 Tage sind etwa zwei Drittel eines Jahres. In dieser Zeit fehlen rund 70.700 Euro Umsatz und etwa 17.700 Euro Deckungsbeitrag. Das ist eine Durchschnittsrechnung. In Gewerken mit besonders knappen Fachkräften dauert es oft länger, in manchen Regionen kürzer.

Was die Rechnung nicht enthält

Der Rechenweg erfasst nur die verkaufte Arbeitszeit. Mehrere Posten bleiben bewusst draußen, weil sie sich von Betrieb zu Betrieb stark unterscheiden:

• Zuschläge für Überstunden im Team
• Deine eigenen Stunden auf der Baustelle
• Aufträge, die an den Wettbewerb gehen
• Folgeaufträge von Kunden, die nicht wiederkommen
• Der Aufwand für die Suche selbst, von der Anzeige bis zum Gespräch

Die Zahl aus der Rechnung ist deshalb eine Untergrenze. Was die einzelnen Posten im Alltag eines Betriebs bedeuten, steht im zweiten Teil dieser Reihe.

Wofür Du die Zahl nutzen kannst

Die Rechnung gibt Dir eine Größe an die Hand, mit der Du Entscheidungen begründest.

Als Budgetrahmen. Kennst Du die Kosten einer unbesetzten Stelle pro Monat, siehst Du, was eine schnellere Besetzung wert ist. Im Beispiel sind das gut 2.200 Euro Deckungsbeitrag pro Monat. Jeder Monat, um den die Suche kürzer wird, hat diesen Gegenwert.

Als Vergleichsmaßstab. Personalvermittler berechnen häufig einen Anteil am Jahresgehalt. Eigene Kampagnen, Stellenanzeigen und ein schneller Bewerbungsablauf kosten anders. Mit der Zahl aus Deinem Betrieb vergleichst Du die Wege auf derselben Grundlage.

Als Anlass, früher zu planen. Steht fest, dass ein Geselle in einem Jahr in Rente geht, kennst Du jetzt den Preis jedes Monats, um den die Nachfolge zu spät beginnt.

Mit dem Verlustrechner auf dieser Seite setzt Du Deine eigenen Werte ein. Gewerk, Stundensatz, verrechenbare Stunden und Deckungsbeitrag lassen sich anpassen, das Ergebnis steht sofort da.

Fragen für Deinen Betrieb

• Wie viele Anfragen hast Du in den letzten drei Monaten verschoben oder abgesagt, weil die Leute fehlten?
• Kennst Du Deinen Deckungsbeitrag aus der Nachkalkulation, oder arbeitest Du mit einem Gefühl?
• Seit wie vielen Tagen ist Deine älteste offene Stelle unbesetzt?

Du weißt jetzt, was Dich die offene Stelle kostet. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam darauf, wie Dein Betrieb passende Bewerbungen bekommt.